Privatlivspolitik

1. Hvem er ansvarlig for dine oplysninger?

CleanEvent er udviklet og drevet af 101-ODENSE.

Når CleanEvent stilles til rådighed for en festival, messe, virksomhed eller anden arrangør, vil den pågældende kunde som udgangspunkt være dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles om kundens brugere i systemet. CleanEvent/101-ODENSE behandler i disse tilfælde oplysningerne som databehandler på kundens vegne og efter kundens instrukser.

For oplysninger, som behandles i forbindelse med drift af hjemmesiden, support, sikkerhed og administration af selve CleanEvent-tjenesten, kan 101-ODENSE være selvstændigt dataansvarlig.

2. Hvilke oplysninger behandler vi?

Afhængigt af din rolle og de funktioner, du bruger, kan CleanEvent behandle:

• Login- og profiloplysninger, eksempelvis navn, brugernavn, e-mailadresse, bruger-ID, rolle, team og tilknytning til et arrangement.
• Opgaver og aktivitetsoplysninger, eksempelvis oprettelse, tildeling og afslutning af opgaver, statusændringer, kommentarer, tidspunkt og registrering af, hvilken bruger der har foretaget en handling.
• Lokationsoplysninger, når du aktivt anvender en funktion, der kræver adgang til enhedens position, eksempelvis visning af din placering på eventkortet eller registrering af en lokation.
• Billeder, kamera og filer, når du vælger at tage et billede eller uploade en fil som dokumentation i forbindelse med en opgave eller lokation.
• Tekniske oplysninger, eksempelvis IP-adresse, enhedstype, browser- eller appversion, tidspunkt for adgang samt tekniske fejl- og sikkerhedslogs.
• Supportoplysninger, som du selv giver os, når du kontakter os med spørgsmål eller fejlmeldinger.

3. Hvordan bruges oplysningerne?

Oplysningerne anvendes alene til saglige formål, herunder at:

• oprette og administrere brugerkonti og adgangsrettigheder,
• vise relevante events, kort, lokationer, teams og arbejdsopgaver,
• oprette, tildele, dokumentere og følge op på opgaver,
• vise eller registrere placering, når lokationsfunktionen anvendes,
• modtage billeder eller filer, som brugeren selv vælger at indsende,
• levere support, vedligeholde systemet og rette tekniske fejl,
• forebygge misbrug og beskytte tjenestens drift og sikkerhed, og
• overholde gældende lovgivning og dokumentationskrav.

Vi anvender ikke personoplysninger fra CleanEvent til profilering, målrettede annoncer eller salg af personoplysninger.

4. Lokation, kamera og filer

Lokation

CleanEvent kan anmode om adgang til din enheds lokation. Adgangen bruges kun, når en funktion i appen har behov for den, og kun til at understøtte den konkrete funktion. CleanEvent er ikke beregnet til løbende sporing af brugere uden for den relevante arbejdsfunktion.

Du kan afvise eller senere tilbagekalde lokationsadgangen i enhedens indstillinger. Visse kort- eller lokationsfunktioner vil da muligvis ikke fungere fuldt ud.

Kamera, billeder og filer

Adgang til kamera, billeder eller filer bruges kun, når du selv vælger at tage eller uploade materiale i appen. CleanEvent gennemgår ikke øvrige billeder eller filer på din enhed.

5. Retsgrundlag

Når en arrangør eller virksomhed bruger CleanEvent, sker behandlingen typisk som led i den pågældende kundes administration og drift af arrangementet. Kundens konkrete retsgrundlag kan blandt andet være opfyldelse af en aftale, en legitim interesse eller et ansættelses- eller frivilligforhold.

Når 101-ODENSE selv er dataansvarlig, sker behandlingen typisk for at opfylde en aftale, besvare en henvendelse, varetage en legitim interesse i sikker og stabil drift eller overholde en retlig forpligtelse.

Adgang til lokation, kamera, billeder og filer styres desuden af de tilladelser, du giver via din enhed. En enhedstilladelse er ikke nødvendigvis i sig selv det juridiske behandlingsgrundlag efter databeskyttelsesreglerne.

6. Hvem kan få adgang til oplysningerne?

Oplysninger kan være tilgængelige for relevante og autoriserede brugere hos den kunde eller arrangør, som administrerer det pågældende event. Adgangen afhænger af brugerens rolle, team og rettigheder i systemet.

Medarbejdere eller leverandører, som bistår 101-ODENSE med drift, hosting, sikkerhed, fejlsøgning eller support, kan få begrænset adgang, når det er nødvendigt for at levere tjenesten. Sådanne leverandører må kun behandle oplysninger efter instruks og under passende fortroligheds- og sikkerhedsforpligtelser.

Oplysninger videregives ikke til uvedkommende og sælges ikke. Videregivelse kan dog ske, hvis det kræves ved lov, af en myndighed eller for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.

7. Opbevaring og sletning

Personoplysninger opbevares ikke længere, end det er nødvendigt til det formål, de blev indsamlet til. Den konkrete opbevaringsperiode afhænger blandt andet af kundens aftale, arrangementets varighed, behovet for dokumentation, sikkerhed og eventuelle lovkrav.

Brugeroplysninger og driftsdata kan slettes eller anonymiseres, når kundens aftale ophører, når oplysningerne ikke længere er nødvendige, eller når den dataansvarlige instruerer os om det, medmindre fortsat opbevaring er påkrævet efter lovgivningen.

Ønsker du din konto eller dine oplysninger slettet, skal du som udgangspunkt kontakte den arrangør eller virksomhed, der har oprettet din adgang. Du kan også skrive til mail@101-odense.dk, så hjælper vi med at identificere den relevante dataansvarlige.

8. Datasikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med henblik på at beskytte oplysninger mod hændelig eller ulovlig sletning, tab, ændring, uautoriseret adgang og videregivelse.

Ingen internetbaseret tjeneste kan garantere fuldstændig sikkerhed. Ved mistanke om misbrug eller sikkerhedsbrud bør du straks kontakte os eller den organisation, der har givet dig adgang til CleanEvent.

9. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Vi tilstræber at anvende databehandlere og hostingløsninger inden for EU/EØS. Hvis oplysninger i et konkret tilfælde behandles uden for EU/EØS, sikrer vi, at overførslen sker på et gyldigt overførselsgrundlag og med passende sikkerhedsforanstaltninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler.

10. Dine rettigheder

Afhængigt af omstændighederne kan du have ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandling, dataportabilitet og indsigelse mod behandling. Du kan også have ret til at tilbagekalde et samtykke, når en behandling er baseret på samtykke.

Henvendelser om oplysninger, som behandles på vegne af en kunde eller arrangør, skal normalt rettes til denne organisation. Du kan også kontakte os, og vi vil efter behov videresende eller hjælpe med din henvendelse.

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du mener, at behandlingen af dine personoplysninger er i strid med databeskyttelsesreglerne.

11. Børn

CleanEvent er et arbejds- og driftssystem til arrangører og deres tilknyttede brugere. Tjenesten er ikke målrettet børn og er ikke beregnet til, at børn selv opretter en konto uden den relevante organisations godkendelse og ansvar.

12. Hjemmesiden og cookies

Når du besøger cleanevent.dk, kan der blive behandlet almindelige tekniske oplysninger, som er nødvendige for at levere hjemmesiden sikkert og stabilt. Hvis hjemmesiden anvender ikke-nødvendige cookies, statistik- eller markedsføringstjenester, skal disse beskrives særskilt, og der skal indhentes samtykke, hvor lovgivningen kræver det.

13. Ændringer til privatlivspolitikken

Politikken kan blive opdateret, hvis funktionerne, behandlingen af oplysninger eller lovgivningen ændrer sig. Den gældende version vil altid være tilgængelig på denne side, og datoen for seneste opdatering fremgår øverst.

14. Kontakt

Spørgsmål om denne privatlivspolitik eller behandlingen af personoplysninger kan sendes til: